工作的加法邏輯

  正確精準地完成工作,工作會做完一件少一件,但不正確精準地做事,工作會越做越多,因為要花更大的精力去彌補錯誤。

  這是一個忙碌的社會,每個人都像走馬燈一般,和工作奮戰,和時間奮戰,用生命去換取成果與金錢,缺乏停歇與思考的空間。

  因為工作做不完,因為想做的事太多,因此就急急忙忙、匆匆促促完成每一件事,求的就是更快、更好的成果。

  問題是,這樣急就章的工作循環,真能得到你所想要的成果嗎?答案是否定的,因為這樣會陷入工作越做越多的加法邏輯。

  理論上,工作是做完一件,少一件,扣除新產生的任務或工作不算,如果你有五件工作,做完一件,剩四件;做完兩件,剩三件,這是正確的工作方式,所產生的是良性循環——減法邏輯,工作越做越少。

  可是,大多數緊張、忙碌,像走馬燈一般的工作者,陷入的是工作的惡性循環——工作的加法邏輯。

  我曾經要秘書寄出兩封問候函,分別給兩位洽談中的合作夥伴,因為我正要在這兩家同性質的公司中,決定一家合作。很不幸的,我的秘書,把兩封信裝反了,其後果可想而知,當他們知道我腳踏兩條船,都在進行合作評估時,就沒有人理我了。不管我和我的秘書再怎麼解釋、說明都沒有用。

  事後,我們檢討為何會發生這樣的悲劇?理由是秘書太忙了,每天堆積如山的工作,讓她喘不過氣來,讓她只能匆忙地處理,讓她無法小心謹慎地做好每一件事,結果是,每做完一件事,可能因為錯誤,而多增加了兩件善後處理的事。工作就像孫悟空的頭,砍掉一個長出兩個,越砍越多,越長越多。

  我們得到一個教訓,工作再多、再忙,都要小心、謹慎,仔細地做好每一件事,工作的良性循環才會出現,做完一件少一件。否則我們就會陷入工作的惡性循環——加法邏輯,做完一件多兩件。

  現代的企業管理,講究的是標準化的工作流程、最佳化的實務典範(best practice),其實要求的也就是精準地、有效率地完成每一個工作步驟,也就是要求把每一項工作,做到最好、做到完美,講究的是質的提升,而不是量的追求。

  工作者也是如此,對付忙碌的工作,講究的也是質的完美,要養成好的工作習慣,一步步仔細地完成每一件事,寧可慢,不要錯,這才會回到工作的正軌,做完一件少一件的減法邏輯。

  這是一個講求速度的世界,要用最短的時間完成最多的事,工作的加法邏輯——事情越做越多,就是追逐速度的後遺症。

  “貪多”、“貪心”也是原因之一,因為期待太大,讓自己有過多的負擔,以至於忙不過來,而犧牲了質量,有時候放慢腳步是必要的。